Kaum vergeht ein Tag ohne Meeting. Führungskräfte, Projektleitende oder Fachpersonal haben täglich die Aufgabe, Meetings zu leiten. Oft fehlt ihnen die Zeit, eine Besprechung vernünftig vorab zu durchdenken oder mit anderen Beteiligten durchzusprechen. Die Aufgabe, die sich dann stellt, lautet:

„Moderiere bitte jetzt, spontan und bitte auch so, dass alle entspannt sind und wir am Ende ein gutes Ergebnis erreicht haben.“

Möglicherweise meldet sich spätestens jetzt dein inneres Teufelchen und zeigt mit dem Zeigefinger an die eigene Stirn.

Wie kann es gelingen, konstruktiv und relaxed zu moderieren, wenn Informationen fehlen, die Ziele unklar sind und endlose Diskussionen drohen? Der Schlüssel liegt im Mindset der moderierenden Person.

Wenn ich nicht vorbereitet bin oder nicht sein kann, dann ist es nicht sinnvoll, diesen Zustand vertuschen zu wollen. Die Teilnehmenden merken es sowieso. Aber was hilft?

1. Transparenz und Ehrlichkeit:
Vielleicht ist es gar nicht dein Verschulden, dass du nicht vorbereitet bist. Es spielt auch keine Rolle. Stelle diesen Zustand für alle verständlich am Anfang klar. „Leute, es ist, wie es ist: Ich konnte das Meeting nicht wie sonst von mir gewohnt vorbereiten. Und dennoch werden wir ein erfolgreiches Meeting haben.“

2. Gemeinsamkeit:
Betone die Verantwortlichkeit aller Beteiligten und begleite die gesamte Mannschaft in ihrem gemeinsamen Prozess: „Lasst uns gemeinsam kurz klären, was wir heute besprechen wollen?“

3. Moderation in Urform:
Jetzt moderierst du im wahrsten Sinne des Wortes. „Welche Themen sind heute wichtig?“ Die Themen solltest du für alle sichtbar festhalten, zum Beispiel auf einem Flipchart oder Whiteboard.

Anschließend priorisierst du gemeinsam mit allen, welches für heute die drei bis fünf (je nach Dauer der angesetzten Zeit) wichtigsten Themen sind. Die verbliebenen Themen werden verbindlich als Vorschläge für das nächste Treffen festgehalten.

Ja, diese Schritte brauchen ein wenig Zeit und sie sind alternativlos. Es sei denn, du möchtest ein Meeting, in dem sich die ganze Zeit Leute aufregen, weil ihr Thema nicht genommen wurde oder weil über die Notwendigkeit gestritten wird. Mit diesen Schritten sorgst du für Fokus, Konzentration und Professionalität im Meeting.

Ihr beginnt mit Thema A – „big frogs first“ gilt vor allem in Besprechungen. Im besten Fall gebt ihr euch eine Zeitvorgabe. Bei Alltagsthemen kann das sehr hilfreich sein, damit ihr euch nicht verzettelt.

Zu Beginn von Thema A fragst du genau nach, was das Ziel der Erörterung zu diesem Thema sein soll. Je SMARTer die Zielformulierung, desto leichter ist der Weg dorthin. Wenn ihr das Ziel des Themas kennt, macht es möglicherweise Sinn, in kleinen Diskussions-Schritten vorzugehen und diese für alle verständlich zu benennen.

Für die wichtigsten Aspekte der Fragen und der Antworten gilt meine absolute Best Practice-Empfehlung: Visualisiere diese Punkte in Stichworten. Dadurch reduzierst du Doppelnennungen und du kannst anhand der Mitschrift das Meeting galant moderieren.

Letzter Schritt: Halte verbindlich die Entscheidung und den jeweiligen nächsten Schritt fest.

Am Ende der gesamten Besprechung holst du dir noch ein kurzes Feedback.

Viel Spaß beim Ausprobieren.